Planning a Student Exchange Week

Jag leder arbetsgruppen som planerar en utbytesvecka mellan vår skola och en partnerskola i Helsingfors. Vi börjar med ett videomöte där rektorerna går igenom övergripande mål, budget och säkerhetsriktlinjer. Jag samlar lärare från olika ämnen, låter dem beskriva sina idéer och skriver in förslag i en delad agenda. Språklärarna skapar tandempar, så att eleverna kan skriva mejl och lära känna varandra innan resan. En grupp för logistik bokar färjetider, räknar restid och ordnar transfer mellan hamnen och skolorna. Vi kontaktar familjer som vill vara värdar, genomför intervjuer och förklarar hur dagsschemat ser ut. Eleverna fyller i ett formulär om allergier, intressen och särskilda behov så att vi kan matcha rätt värdfamilj. Jag koordinerar med kommunens säkerhetsansvariga, går igenom försäkringar och skriver checklistor för krisplanen.

Programgruppen skapar ett tema för varje dag: innovation, hållbarhet, kultur, idrott och framtidsdrömmar. Vi bokar workshops på ett science center, guidningar på stadsmuseet och en gemensam hackathonkväll i skolans makerspace. En fredag kväll tränar vi välkomstceremonin, repeterar låtar med musikläraren och skapar en bildspelspresentation. Kommunikationsgruppen gör filmer till sociala medier, intervjuar elever och publicerar uppdateringar på skolans webbplats.

Föräldrarna bjuds in till ett informationsmöte där vi visar reseplanen, svarar på frågor och samlar underskrifter. Under resans första dag delar vi ut namnskyltar, kör språkbrytande lekar och delar upp elevteam i blandade grupper. Varje kväll skriver eleverna reflektionsloggar som vi samlar in för en gemensam digital årsbok. Efter veckan genomför vi en enkät, analyserar svaren och presenterar resultaten för skolledningen. Jag sammanställer en rapport med rekommendationer inför nästa års utbyte och lägger alla dokument i arkivet. Slutligen arrangerar vi en återträff, där eleverna visar sina projekt och berättar vad de lärt sig. Föräldrarna får ta del av språkmaterialet och använder det hemma för att fortsätta samtalen. Alla deltagare skriver brev till sig själva ett år framåt och beskriver hur de vill hålla kontakten.